仕事で忙しくて時間がない人?仕事のタスク処理を上げるため有効な4つのこと

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タスク 効率化

気が付けば、もう定時前じゃん!!!全然仕事が終わらない!!

そんなことはありませんか?

私自身も営業を行っていて、クライアントからのメールと電話、最近ではFacebookやSkypeでの依頼など多くのタスクをかかえているので、同じような経験があります。

しかし、今もタスク量は変わらず、いや以前よりも多いですが、仕事が終わらないということやタスクが漏れてしまったということはなくなってきました。

今回は、私が心がけているタスク処理の方法をご紹介します。

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タスク処理を上げるために、行った4つのこと

クライアントからの依頼などタスクの締め切りを把握する

タスク処理 方法

タスクが溜まってくると、どの仕事から行えば、迷うことが多くなります。また、気分がのらないタスク、自分が得意なタスクなども出てくると思います。

その際に、まず、確認しておきたいことは、そのタスクをいつまでに完了しなければいけないかです。1週間後でよい仕事を今日やる必要はありませんし、今日完了の仕事はすぐに取りかからないといけません。

私自身の場合には、タスクが発生した場合には、アプリやブラウザで開いているwouderlistに必ずタスクと完了日を記述するように心がけています。

これにより、自分のタスクに取り掛かる優先順位もわかりますし、タスク漏れが少なくなります。

自分がやらなくても良い仕事は他人に任せる

タスク管理 任せる

タスクを依頼されると自分自身が行わないといけない錯覚に陥りますが、その仕事は本当に穴化が行わなければいけない仕事なのででしょうか?

例えばですが、クライアントから、このページのデータをまとめて毎週送って下さいと言う依頼があったとします。

この時点で毎週発生するタスクが生まれてしまいますが、データをまとめて毎週メールでお送る作業というのは、あなたでなくでも誰でもできる仕事です。

そのような誰でもできて、結果が変わらない作業的な仕事は営業サポートや事務の人に任せてしまいましょう。

私自身も、そのような仕事は他の人に任せて、内容やタスク完了をCc:にて確認するだけにしています。

無駄な時間がないように仕事効率を上げる仕組みを考える

タスク完了 効率化

タスクを完了するのに、1つのタスクにかける時間を短縮するのも有効な方法です。

特にエクセルなどのデータ集計やパワポを使っての資料作成などは同じ内容でも人によって時間の差異が生まれてしまう内容です。

方法や内容を考える部分で差が生まれてしまうのは仕方がないことですが、文字の入力やデータの加工などの単純作業は簡単に短縮可能です。

エクセルなどはデータ加工で数式を知っているか、よくキーボードで打つ文書もテンプレートにしておくかで時間の短縮が可能です。

私も、メールなどは良つ使う文言や文章は辞書登録やメールのテンプレートにしてありますが、地味に役立っているので時間の短縮になっています。

自分の身体のセルフコントロールをしっかりとする。

タスク 効率化 時間

私自身の中で、もっともタスク処理の効率が良くなったのは、この要因であると思います。

昨年までの私の生活だと仕事終わりに飲みに出かけて、朝まで飲んでほとんど眠らずに会社に出勤という普通の社会人ではあるまじき行為ではなりますが、この時の場合には、タスク完了の効率が非常に悪くなりました(当たり前です。)

今では夜遊びをすることもなく、1日の睡眠時間もしっかりととっていることがあるので、毎日自分の体調も万全です。

また、ランチについても食べ過ぎてしまうと、満腹感から午後から眠くなってしまい、効率性が落ちてしまうこともあるのでランチで食べる量も調整しています。

多くのタスクを漏れなく対応してくために

タスク 時間効率化社会人になって、忙しい時には多くのタスクが降ってくるのは仕方がないので、そのタスクを期日通りにこなしていかなければいけません。

しかし、多くのタスクを処理するために何も考えずに行っていくと多くの時間をとられてしまいます。

少しの気づきや工夫を加えるだけでタスク完了の効率性も多く変わりますので、タスクが多くて困っている人は、一度、自分のタスクを見直し、タスク完了のための方法を見直してみるもの良いと思います。

こなすだけで毎日を過ごしていると、自分自身の社会人としての限界も変わらずに、社会人として大きく成長することは難しくなります。

日々の業務の中で、どうしたら、より効率的に業務を行えるかなど常に考えながら動いていくことが社会人としての大きな成長に繋がると思いますので、意識していきましょう。

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